O que é nota fiscal e por que ela é essencial para o seu negócio

Se você está começando um negócio ou se formalizando como MEI, é natural surgirem dúvidas sobre documentos importantes e a nota fiscal costuma ser uma das principais. Afinal, entender o que ela é e para que serve pode evitar muita dor de cabeça logo no início.

De forma simples, a nota fiscal é o registro oficial de uma venda ou serviço prestado, mas, além disso, ela também transmite confiança e profissionalismo. Ao longo deste artigo do Carrefour Soluções Financeiras, você vai entender como esse documento funciona.

Confira agora o que é nota fiscal e por que ela é tão essencial para o seu crescimento!

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que registra oficialmente a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Em outras palavras, ela funciona como uma comprovação legal de que aquela transação aconteceu, detalhando informações de quem comprou e de quem vendeu.

Para quem é MEI ou possui um negócio, entender isso é fundamental. Até porque a nota fiscal ajuda a manter o controle das atividades da empresa e mostra que tudo está sendo feito de forma correta e transparente, o que faz toda a diferença no dia a dia.

Para que serve a nota fiscal?

No dia a dia, a nota fiscal é uma grande aliada para a sua empresa. Isso porque, além de cumprir uma obrigação legal, ela traz mais segurança tanto para o empreendedor quanto para o cliente. Entre as principais funções, destacamos:

• Registrar oficialmente a venda ou o serviço prestado, evitando dúvidas ou conflitos;
• Garantir o pagamento correto de impostos, mantendo o negócio regularizado;
• Fortalecer a credibilidade da empresa, em negociações com outras empresas;
• Ajudar na organização financeira, facilitando o controle do faturamento.

O que vem na nota fiscal?

Ainda que existam diferentes tipos de nota fiscal, a maioria delas segue um padrão com informações imprescindíveis. De modo geral, você vai encontrar:

• Dados do emissor (empresa ou MEI);
• Dados do cliente;
• Descrição do produto ou serviço;
• Valor total da operação;
• Impostos envolvidos;
• Data de emissão.

Com isso, os dados asseguram mais transparência e segurança para todos os envolvidos, além de facilitarem tanto a gestão do negócio quanto o cumprimento das obrigações fiscais.

Como emitir nota fiscal como pessoa física?

Apesar de ser uma dúvida bastante comum, a resposta é que, em geral, não é possível emitir nota fiscal sendo uma pessoa física. Isso acontece porque esse documento está ligado diretamente a um CNPJ, ou seja, a nota é usada por empresas e profissionais formalizados.

No entanto, isso não quer dizer que você não possa prestar serviços ou realizar vendas. Nesses casos, quem atua como pessoa física pode utilizar alternativas, como o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), que também serve como comprovante, mas possui regras diferentes, principalmente em relação aos impostos.

Quando é necessário se formalizar?

Se você começou a vender com frequência ou a prestar serviços continuamente, vale considerar a formalização como MEI. Além de poder emitir a nota, você também passa a ter benefícios importantes, como o acesso a direitos previdenciários e mais facilidade para fechar negócios com empresas.

Hoje em dia, muitas empresas só contratam fornecedores que emitem nota fiscal, algo que pode limitar suas oportunidades se você continuar como pessoa física. Por isso, ao dar os primeiros passos no empreendedorismo, é válido entender isso logo no começo.

Como emitir nota fiscal?

Agora que você já sabe o que é nota fiscal e qual a sua importância, o próximo passo é saber como realizar a emissão. A seguir, você encontra passo a passo para começar a fazer suas NFs:

1. Faça seu cadastro no sistema da prefeitura ou no portal nacional

Para emitir uma nota fiscal de serviço (NFS-e), o MEI precisa se cadastrar no sistema da prefeitura da sua cidade. No entanto, atualmente muitos municípios já utilizam o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, do Governo Federal, que centraliza todo esse processo. Nesse primeiro acesso, você vai informar seus dados e criar um login.

2. Tenha acesso com a conta gov.br

Depois do cadastro, o acesso é feito com a sua conta gov.br. É importante que ela tenha nível de segurança adequado (prata ou ouro, em alguns casos), para liberar a emissão das notas. 

3. Preencha os dados da nota fiscal

Com o acesso liberado, você já pode emitir sua nota fiscal. Para isso, será necessário informar:

• Dados do cliente (CPF ou CNPJ);
• Descrição do serviço ou produto;
• Valor cobrado;
• Data da prestação.

Aqui, o ideal é ser bem claro na descrição, pois isso evita dúvidas futuras e transmite mais profissionalismo.

4. Revise as informações

Antes de finalizar, revise todos os dados com atenção, pois os pequenos erros podem gerar retrabalho ou até problemas fiscais depois. Além disso, conferir os detalhes demonstra cuidado com o seu negócio.

5. Emita e envie para o cliente

Após a revisão, basta emitir a nota fiscal. O sistema vai gerar o documento em formato digital (PDF), que pode ser enviado diretamente ao cliente. Esse envio pode ser feito por e-mail ou até por aplicativos de mensagem, facilitando a comunicação no dia a dia.

E como funcionam as notas fiscais de venda?

Até aqui, falamos bastante sobre a nota fiscal de serviço, mas é importante entender que quem vende produtos segue um caminho um pouco diferente. Nesse caso, entra a chamada Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

De forma simples, enquanto a nota de serviço costuma ser emitida no portal da prefeitura ou no sistema nacional, as notas de venda exigem um sistema emissor próprio, além de uma autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.

Mas, se você vende produtos, o processo costuma seguir os passos abaixo:

1. Fazer o credenciamento na SEFAZ

O primeiro passo é se cadastrar na Secretaria da Fazenda do seu estado, que é o órgão responsável por autorizar a emissão de notas fiscais de produto. Com esse credenciamento, sua empresa fica liberada para emitir NF-e ou NFC-e.

2. Ter um certificado digital

Diferentemente do MEI que usa o portal federal para serviços, aqui geralmente é necessário um certificado digital. Ele funciona como uma assinatura eletrônica que garante a validade jurídica da nota.

3. Escolher um sistema emissor

Para emitir notas de venda, você vai precisar de um software emissor de NF-e, que pode ser:

• Um sistema gratuito da SEFAZ (em alguns estados já descontinuado);
• Um emissor pago (mais comum hoje em dia).

Com um sistema desses, fica mais fácil de realizar o preenchimento, o cálculo de impostos e o envio da nota fiscal.

4. Preencha os dados de venda

Na hora de emitir, você vai informar:

• Dados do cliente;
• Produtos vendidos (com código, quantidade e valor);
• Impostos aplicáveis;
• Forma de pagamento.

Aqui, a atenção aos detalhes é ainda mais importante, já que envolve uma tributação mais complexa.

5. Autorizar e enviar a nota

Depois de preencher tudo, o sistema envia a nota para a SEFAZ, que faz a validação. Se tudo estiver correto, ela é autorizada e você pode enviar o DANFE (versão simplificada da nota) ao cliente.

Um ponto importante para MEIs

Se você é MEI e vende produtos, vale saber:

• Para pessoas físicas, nem sempre é obrigatório emitir nota (depende do estado).
• Para pessoas jurídicas (ou seja, outra empresa), a emissão é obrigatória.

Ademais, muitos estados já oferecem soluções simplificadas para Microempreendedores Individuais, então o processo pode ser mais fácil do que parece.

Como cancelar uma nota fiscal?

Mesmo com toda a atenção no preenchimento, erros podem acontecer e é justamente por isso que existe a possibilidade de cancelar uma nota fiscal. Todavia, o processo segue regras importantes, que variam de acordo com o tipo de nota (serviço ou produto) e o prazo permitido.

O cancelamento só é permitido quando a nota foi emitida com informações incorretas ou quando a venda ou serviço não chegou a acontecer.

Quando é possível cancelar uma nota fiscal?

Antes de tudo, é importante entender que o cancelamento não pode ser feito a qualquer momento. Normalmente, ele é permitido quando:

• A nota foi emitida por engano;
• Houve erro nos dados (valor, cliente, descrição);
• A venda ou o serviço foi cancelado antes da realização.

Inclusive, existe um prazo limite para cancelar, que pode variar:

• NF-e (produto): geralmente até 24 horas após a autorização (em alguns estados pode variar);
• NFS-e (serviço): o prazo depende da prefeitura, podendo ser mais flexível.

É por isso que, quanto mais cedo você identificar o erro, melhor.

Como cancelar nota fiscal de serviço (NFS-e)?

Se você é MEI ou presta serviços, o cancelamento costuma ser mais simples. Veja o passo a passo:

1. Acesse o sistema onde emitiu a nota (prefeitura ou portal nacional);
2. Faça login com sua conta gov.br;
3. Localize a nota fiscal emitida;
4. Clique na opção “Cancelar”;
5. Informe o motivo do cancelamento;
6. Confirme a operação.

Depois disso, o sistema registra que a nota foi cancelada, mantendo o histórico para o controle.

Como cancelar nota fiscal de venda (NF-e)?

Já para quem vende produtos, o processo envolve a SEFAZ e o sistema emissor:

1. Acesse o sistema emissor de NF-e que você utiliza;
2. Encontre a nota que deseja cancelar;
3. Selecione a opção de cancelamento;
4. Informe o motivo (obrigatório);
5. Envie a solicitação para a SEFAZ.

A nota será analisada e, se estiver dentro do prazo e das regras, será oficialmente cancelada.

E se passar do prazo?

Se você perder o prazo de cancelamento, ainda existem alternativas, mas elas são um pouco mais burocráticas. Nesse caso, pode ser necessário:

• Emitir uma nota fiscal de devolução;
• Fazer uma carta de correção (para ajustes específicos, sem alterar valores ou dados principais).

Cada situação pede uma situação diferente, então o ideal é agir rápido sempre que identificar um problema.

Curtiu o conteúdo explicando o que é nota fiscal? Então continue lendo outros artigos sobre o assunto no nosso blog e conte sempre com o Carrefour Soluções Financeiras.